Visuaalista suunnittelua ja viestintää kestävyyskärjellä.

Kuohu & Kaislan blogi

Hankkeen tulokset vaikuttavaksi julkaisuksi

07.02.2024

Hei, hankemaailmassa työskentelevä asiantuntija, tämä blogiteksti on erityisesti sinulle! Löydät tekstistä tiiviin ohjepaketin vaikuttavan hankejulkaisun laatimiseen. Ohjeissa avataan hankkeen tulosten kokoamista julkaisun sisältömateriaaliksi, teoksen taittoprosessia ja julkistamista.

Mallikuva kahdesta hieman päällekkäin olevasta loppujulkaisun aukeamasta.

Hankkeiden ja kehitysprojektien luotsaamisessa saa tunnetusti osata vähän sitä sun tätä maan ja taivaan väliltä. Ja joskus voi mennä sormi suuhun, kun hallittavia ja hallinnoitavia tehtäviä olisi vaikka muillekin jakaa.

Avaan seuraavassa yhtä hanketyön osa-aluetta, jonka tiimoilta saan itse suhteellisen paljon yhteydenottoja, ja jonka kanssa voin graafikkona erityisesti auttaa: hankkeen tuloksia esittelevän julkaisun laatimista. Julkaisun muoto voi olla esim. raportti tai opaskirja, mutta käytän tässä tekstissä yhdenmukaisuuden vuoksi kokoavaa käsitettä hankejulkaisu.

Jokainen hankkeen eteen kovan työn tehnyt varmasti haluaa saada jalkautettua sen hedelmät mahdollisimman hyvin oman organisaation ja laajemmin koko yhteiskunnan sisällä. Hankkeen tuloksia ja antia kommunikoiva hankejulkaisu on yksi keino tämän vaikuttavuuden saavuttamiseen. Itseisarvoisen vaikuttavuuden lisäksi selkeästi ja näyttävästi kansien väliin kootut tulokset auttavat mm. tulevien rahoitusten hakemisessa.

Mutta miten julkaisusta sitten taiotaan niin hyvä, että sidosryhmät innostuvat jakamaan sitä omissa verkostoissaan, se jäisi käyttöön pitkäksi aikaa varsinaisen hankkeen jälkeen ja että se vakuuttaisi sekä ohjausryhmän että rahoittajat?

Minulla saattaa olla tähän yhtä jos toista sanottavaa.

Katson asiaa erityisesti graafisen suunnittelijan linssien läpi ja julkaisun taittoon ja visuaalisuuteen keskittyen, mutta olen päässyt järjestö- ja osuuskuntatoiminnan sekä työtuttavien kautta tutustumaan aidan molemmille puolille. Toisin sanoen, myös hankemaailman kiemuroihin. Näkökulmani on siis kaikkein perinteisintä graafikon tonttia laajempi.

Mallikuva kahdesta hieman päällekkäin olevasta loppujulkaisun aukeamasta.

Jokainen hankkeen eteen kovan työn tehnyt varmasti haluaa saada jalkautettua sen hedelmät mahdollisimman hyvin oman organisaation ja laajemmin koko yhteiskunnan sisällä.

Hankejulkaisun sisällön kokoaminen

Aloitetaan hankkeen tulosten kokoamisesta. Mahdollinen hankejulkaisu ja muu vaikuttavuuksien viestintä kannattaa pitää mielessä aivan hankkeen alusta lähtien. Mitä järjestelmällisemmin tietoa kokoaa, sitä vaivattomampi se on muotoilla julkaisuun sopivaksi ja helposti hahmotettavaksi kokonaisuudeksi.

Hankejulkaisua varten kerättävät tiedot ovat usein enemmän tai vähemmän linjassa hankesuunnitelman vaikuttavuustavoitteiden ja niiden toteutumista seuraavan mittariston kanssa. Jos hankkeen tavoitteena on esimerkiksi löytää tapoja tuoda enemmän ihmisiä kestävyystoiminnan pariin, kerättävä laskennallinen tietosisältö voi liittyä esim. osallistujamääriin ja laadullinen aineisto erilaisiin käyttäjäkyselyihin.

Hankematkan varrella kannattaa ottaa myös valokuvia ja tallettaa muutakin visuaalista materiaalia mm. käytetyistä työpajapohjista. Ne toimivat hankkeen kulkua hyvin havainnollistavana kuvitusmateriaalina hankejulkaisussa.

Maaseuturahoituksen viestintäkanavana toimiva Hämeenraitti on koonnut verkkosivuilleen hyvän tietopankin hanketyön tavoitteiden, vaikuttavuuksien ja mittariston määrittelyyn. Voit myös ladata pdf-muotoisen vaikuttavuusoppaan suoraan tästä linkistä.

Viimeistään hankekauden loppuvaiheilla on hyvä aika alkaa jäsentämään kerättyjä tuloksia loogiseen järjestykseen ja kerronnalliseksi kokonaisuudeksi. Yleisiä tapoja järjestää tietosisältöä on nojata esim. hankkeen toteutusvaiheisiin tai jo edellä mainittuihin vaikuttavuuksiin. Myös hankkeeseen tehtyä viestintää kannattaa hyödyntää hankejulkaisun sisältöjen kokoamisessa: Kirjoitettuun ja tarinalliseen muotoon jo kertaalleen palasteltujen asioiden päälle on helpompi rakentaa kuin aloittaa tekstin tuottaminen nollapisteestä.

Tietosisältöjen kokoaminen julkaisumuotoon on aivan oma erityinen lajinsa. Yksityiskohtaisempia vinkkejä tähän löydät aiemmasta blogitekstistäni Ohjeet taittotyön sisältömateriaalin kokoamiseen.

Myös tämän artikkelin seuraava ja julkaisun taittoa käsittelevä kappale auttaa hahmottamaan, mitä kaikkea taiton kokonaisuudesta on hyvä ainakin pääpiirteissään ymmärtää jo materiaaleja koottaessa.

Kun hankejulkaisun sisällöt alkavat rakentua eheäksi kokonaisuudeksi, on hyvä alkaa suunnittelemaan jo tarkempaa julkaisuaikataulua (ellei vielä tiedossa) ja lähettää tarjouspyynnöt luotetuille taittajille. Ja jos tuntuu, että sisällön muokkaaminen julkaisuun taipuvaan muotoon ei suoriltaan luonnistu, voi myös sisältökokonaisuuksien ja tekstin editoinnin päälle ymmärtävä taittaja tulla hätiin.

Jos sinulla on käsissäsi julkaisun sisältömateriaali, jonka taittokuntoon saattamisessa tarvitset apua, voit laittaa minulle viestiä vaikka yhteydenottolomakkeen tai sähköpostin eetu@kuohukaisla.com kautta. Pystyn useimmissa tapauksissa auttamaan varsinaisen taittotyön lisäksi sisältömateriaalin jäsentelyssä ja kieliasun viimeistelyssä.

Julkaisun taitto

Taittotyön yleisiä puitteita

Taittaja aloittaa työskentelynsä usein taiton sisältömateriaaliin ja mahdolliseen graafiseen ohjeistoon tutustumisella. Tämä voi tapahtua tarjouksen hyväksymisen jälkeen, mutta materiaalit on hyvä olla koossa mielellään jo tarjouspyyntövaiheessa, koska se helpottaa osuvan tarjouksen laatimisessa.

Taittotyön demokierrosten määrä sovitaan tapauskohtaisesti. Omassa työssäni on vakioitunut 1–2 kierroksen sapluuna julkaisun laajuudesta ja taittopohjasta riippuen.

Kun taiton sisältömateriaaliin on alustavasti tutustuttu, aloitetaan varsinainen toteutus usein aloituspalaverilla tai muulla konseptoinnilla. Jos julkaisulle luodaan oma visuaalinen ilmeensä, käytetään ilmeen ideointiin sopiva aika ennen varsinaisen taittotyön aloitusta. Taittotyön ensimmäiseen demovaiheeseen laaditaan tällöin taiton koko sivumäärää suppeampi otos, sopimuksen mukaan esim. 1/2 tai 1/3 kokonaissivumäärästä. Kun visuaalisen ilmeen päälinja on katsottu yhdessä läpi, jatketaan kokopitkään demotaittoon.

Valmista ja suhteellisen yksinkertaista taittopohjaa käytettäessä toteutuksen läpikäymiseen riittää usein yksi demovaihe, mutta kaksi muokkauskierrosta antaa tässäkin enemmän tilaa yksityiskohtien viimeistelyyn.

Valmis taitto viimeistellään joko printti- tai digikäyttöön tai molempiin sopiviksi PDF-tiedostoiksi. Printtitaiton viimeistelyvaiheessa on tiedossa jo julkaisun lopullinen sivumäärä ja tällöin onkin hyvä hetki pyytää tarjoukset painotaloista. Sopivan paikan löydyttyä painoon lähetetään printtikäyttöön optimoidut PDF:t – ja päästään jännittämään lopputulosta. Digi-PDF:n kohdalla painotaloprosessin korvaa usein teknisten saavutettavuuslisäysten toteutus ja niiden testaaminen.

Erittelen seuraavassa taittotyön osa-alueita, joita hankejulkaisun taittoa tilaavan kannattaa työn perusvaiheiden lisäksi tietää.

Selkeys ja saavutettavuus

Julkaisun yleinen helppolukuisuus ja saavutettavuus kulkevat käsi kädessä. Sisällön ja taiton looginen rakenne luo kenen tahansa lukukokemuksesta miellyttävämmän. Yhdessä saavutettavan suunnittelun periaatteita noudattavan typografian ja erillisten teknisten saavutettavuuslisäysten kanssa ne tuovat julkaisun myös näkökyvyltään rajoittuneiden lukijoiden ulottuville.

Digitaalisen PDF-julkaisun tekniset saavutettavuuslisäykset luovat dokumenttiin erityisen koodirakenteen, joka helpottaa sisältöjen lukemista ja navigointia ruudunlukijaohjelmistoilla ja muilla aputoiminnoilla.

Kuohu & Kaislan toteuttamat pdf-tiedostojen tekniset saavutettavuuslisäykset

  1. Digitaitto on koodattu pdf (Tagged PDF) eli rakenteet (otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym.) on merkattu tunnisteilla.
  2. Dokumentissa on kirjainmerkit (Bookmarks) lukujen alussa ja sisällysluettelossa ristiviittaukset (Cross-References) ks. lukuihin.
  3. Sisällön lukujärjestys on määritelty (Reading Order).
  4. Kuvilla on tekstivastineet (Alt Text) eli kuvien olennainen sisältö on selostettu tekstimuodossa.
  5. Dokumentin pääkieli ja otsikko on määritetty.
  6. Dokumentin saavutettavuus on testattu Adobe Acrobat -ohjelmassa.

Suuri osa hankeviestinnästä kuuluu EU-direktiivin mukaisen digipalvelulain saavutettavuusvaatimusten piiriin ja vaatimukset ovat astuneet asteittain voimaan vuodesta 2019 eteenpäin.

Ohessa lainaus Saavutettavuusvaatimukset.fi-sivustolta:

“Viranomaisten lisäksi saavutettavuusvaatimukset koskevat julkisoikeudellisia laitoksia ja osaa järjestöistä. Saavutettavuusvaatimukset voivat myös koskea joidenkin organisaatioiden verkkopalveluja erityisavustuksen perusteella. Lisäksi osa yksityistä sektoria kuuluu saavutettavuusvaatimusten piiriin.”

Käytännössä saavutettavuusvaatimukset koskevat yksiselitteisesti julkisten tahojen lisäksi useita toimijoita, jotka saavat merkittävää julkista rahoitusta esimerkiksi apurahan tai kehittämisavustuksen muodossa. Tässä katsannossa esimerkiksi suurelta osin STEAn rahoituksella pyörivä järjestö on julkisoikeudellinen toimija, joka kuuluu vaatimusten piiriin.

Näyttävä ja sisältöä tukeva ulkoasu

Typografia

Typografia tarkoittaa tekstisisällön asettelua ja muotoilua, ja pitää sisällään kirjasintyyppien valinnat leikkauksineen, tekstin värit ja kontrastit, palstajaottelut, marginaalit ja välistykset sekä tekstiä tukevat visuaaliset elementit, kuten viivat ja erilaiset muodot.

Asiatekstiä parhaiten tukeva typografia nojaa koherenttiin tyylikirjastoon ja on suunniteltu sisältö edellä. Sopiva säntillisyys ja tarkoituksenmukainen typografinen suunnittelu luovat tuntumaa tyylikkäästä ja omilla jaloillaan seisovasta kokonaisuudesta. Erilaisten täydentävien tekstimuotoilujen, kuten apina- ja infolaatikoiden sekä nostojen harkittu käyttö tuo taittoon ilmeikkyyttä ja vaihtelua.

Havainnollistavat infografiikat ja taulukot

Infografiikat jäsentelevät ja tiivistävät tekstissä kerrottua sekä havainnollistavat (usein laskennallista) tietoa helpommin hahmotettavaan visuaaliseen muotoon. Yleisiä infografiikan tyyppejä ovat mm. erilaiset kaaviot, kuten ympyrädiagrammit, palkkikaaviot ja trendikäyrät sekä erilaiset aluetta tai etenemistä havainnollistavat karttagrafiikat ja aikajanat.

Taulukot auttavat nekin kokoamaan tietoa tiiviimpään muotoon ja toimivat hyvin esimerkiksi kyselytulosten tai muun vertailevan aineiston kanssa. Infografiikka- ja taulukkomuotoiluja voi käyttää myös rinnakkain saman tietosisällön viestimiseen, jolloin lukijalle jää useampia tapoja tiedon omaksumiseen.

Muutama toteuttamani taittotyö, joissa on esimerkkejä koherentista typografisesta linjasta, taittoa elävöittävästä kuvitusmateriaalista sekä sisältöä jäsentelevästä infografiikasta.

Sisältöä ja ilmeikkyyttä kuvitusten avulla

Taittoon voidaan lisätä myös täydentävää kuvitussisältöä, kuten valokuvamateriaalia, näytteitä hankkeen työpaja-aineistosta tai erityistä kuvitusgrafiikkaa. Kuvitusmateriaali kannattaa valita harkiten, jotta se todella tukee julkaisun muuta sisältöä. Löysästi valikoitu aineisto kun tuntuu pahimmillaan lukemista häiritsevältä tilkkeeltä ja vaikeuttaa sisällön omaksumista.

Valokuvakuvitukset voivat olla esimerkiksi tilannekuvia hankkeen toteutuksesta tai sen sisältöihin muuten linkittyvistä aiheista. Verkon kuvapankkipalvelut toimivat hyvinä täydentävinä resursseina, jos hanketiimin omat otokset loppuvat kesken. Huomaathan kuitenkin aina tarkistaa myös kuvan lisenssin. Jakeluoikeudet takaava Creative Commons -lisenssi pitää usein sisällään ehtoja muun muassa kuvan alkuperäisen lähteen maininnasta.

Ilmaisia kuvapankkeja
Maksullisia kuvapankkeja

Erilaiset työpajapohjat tai mallikuvat digitaalisista sisällöistä toimivat nekin hyvinä havainnemateriaaleina. Tällaisia voivat olla esim. Miron digitaaliset kanvaasipohjat, otokset hankkeen aikana käytetyistä (Powerpoint-)presentaatioista tai sosiaalisen median julkaisut.

Varta vasten luotu oma kuvitusgrafiikka tuo kokonaisuuteen aimo annoksen persoonallisuutta ja ilmeikkyyttä. Hyödynnän omissa töissäni monesti vektoritekniikalla luotuja kuvituselementtejä, koska ne ovat vapaasti skaalattavissa kuvanlaadun kärsimättä. Vaihtoehtoisesti, ja kun kuvitustyyli sitä vaatii, yhdistän vektorielementteihin bittikartta-/rasterigrafiikkaa, jolloin kokonaisuudesta tulee usein kollaasimaisempi.

Kuvittamiseen menee aina (myös generatiivisen tekoälyn avustamana) oma aikansa ja kuvituksia kannattaakin hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti. Voiko hankejulkaisuun suunniteltavia kuvituksia käyttää muussa viestinnässä? Tai toisin päin, onko hankkeen käytössä jo aiemmin luotua kuvitusmateriaalia, josta voisi napsia osansa myös julkaisuun?

Laatimiani kuvitusgrafiikkoja.

Piirsin HELSUS Co-Creation Labin visuaalisen ilmeen osaksi erilaisia kestävyysaiheisia kuvituselementtejä. Elementit on toteutettu perinteistä piirrosjälkeä mallintavalla vektoritekniikalla.

KSL-opintokeskuksen esitteiden kuvitusilmeessä on yhdistelmä taustagrafiikan vektorielementtejä ja etualan bittikarttamuotoisia työntekijähahmoja.

Molemmissa kuvitusprojekteissa kantavana ajatuksena on ollut monikäyttöisyys: Vaikka kuvitukset olisi luotu alunperin jonkin tietyn viestintämateriaalin yhteyteen, niitä voi soveltaa lukuisissa muissakin käyttökohteissa.

Julkistaminen

Kun taittotyö alkaa olla paketissa, on aika valmistella julkistamisen käytännön toteutusta. Tärkeitä julkistamiseen liittyviä kysymyksiä on mm. tapahtuuko se digialustoilla vai live-tapahtumassa. Jos lanseeraus tehdään verkossa, järjestetäänkö sitä varten julkistamiswebinaari vai tiedotetaanko siitä vain viestimuodossa? Mistä printtijulkaisun voi noutaa tai tilata, mistä taas digimuotoinen hankejulkaisu on ladattavissa?

Tapahtumamuotoinen julkistaminen, tapahtui se sitten livenä tai verkossa, antaa todennäköisesti aina paremman näkyvyyden kuin tiedottaminen ilman tapahtumaa. Tapahtuma antaa myös luontevan alustan hankejulkaisuun liittyvälle keskustelulle ja mahdollisten asiantuntijavieraiden mukaan kutsumiselle.

Julkistamisen yhteydessä kannattaa ajatella myös hankejulkaisun koko elinkaarta, jotta siitä olisi iloa mahdollisimman pitkään. Yksi huomioon otettava asia on opuksen pitkän tähtäimen jakelukanava. Onko mahdollisuus printtijulkaisun tilaukseen hyvin esillä hankkeen taustaorganisaation sivuilla? Onko teoksen alkusivujen julkaisutiedoissa mainittu, mistä teos on tilattavissa tai ladattavissa? Digijulkaisun kohdalla taustaorganisaation verkkosivut ovat usein kestävämpi pitkän aikavälin säilytyspaikka kuin hankkeen mahdollinen oma sivusto.

Lopuksi

Toivottavasti tämä artikkeli tarjoaa tukea hankejulkaisun kokoamiseen ja asettuu hyväksi jatkoksi muiden hankesuunnittelun ja -viestinnän oppaiden rinnalle! Kuulen myös mielelläni palautetta, jos tekstistä jäi pois jotain olennaista. Kuten sanottua, katselen prosessia ennen kaikkea graafikon näkökulmasta, vaikka samaistumispintaa riittää pidemmällekin.

Ja jos sinulla on käsillä hankejulkaisun idea, aihio tai valmiihko sisältömateriaali ja projektilta puuttuu ammattitaitoinen taittaja, niin laita ihmeessä viestiä. Vaiheessa olevan aihion kanssa pystyn laatimaan vähintään alustavan hinta-arvion, valmiimman materiaalin kera taas lopullisen tarjouksen.

Minut saa kaikkein kätevimmin kiinni osoitteesta eetu@kuohukaisla.com tai yhteydenottolomakkeen ja someprofiilien kautta.

Eetu Pyynikillä

Lämpimin terveisin,
Eetu Haverinen, CEO & Creative Director – 07.02.2024